PDCAサイクルの大切さ

こんにちは、学習塾ESTEM、スタッフの渡辺です。
最近、PDCAサイクルを回すことの大切さを実感する出来事があったので、その大切さについて少しご紹介したいと思います。

PDCAとは？

PDCAとは「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「Check（評価）」、「Action（改善）」の頭文字をとったもので、業務の効率化を目指す方法の1つです。日本では1990年代後半からよく使われるようになった方法で、計画から改善までを1つのサイクルとして行います。

計画を単に実行しただけでは、改善されることはなく、また、一度ミスをしてしまったのに、「なぜミスをしたのか」をうやむやにしたままでは、いつか同じミスをしてしまうと思います。このPDCAで重要なのは実行した後、成功や失敗いずれの場合でも必ず評価を行い、改善につなげていくことです。そうすることによって「もっと大きな成功」につながる可能性が高まりますし、失敗を繰り返さない方法を身に着けることができます。

また、PDCAは「PDCAサイクル」と呼ばれるように、繰り返し行うことによってさらに効果を高めることができます。改善された物事を繰り返しPDCAで検証することによって、さらに完成度の高い計画を練ることができ、目標達成に向けたより良いマネジメントを行うことができます。

PDCAサイクルを回すには

このPDCAを回していくための前段階において大切になることは、目標を明確にしておくことです。目標が明確にされていないと、評価するときにどの角度から評価してよいかがあやふやになってしまうので、せっかくPDCAを導入したとしても結果的にあまり意味がないものとなってしまいます。

Plan(計画)

PDCAサイクルを実行するために最も重要となるのは、Plan(計画)の段階だと思います。この段階での重要なステップを2つほど上げます。

テーマの確認

まず何について取り上げるのか？
本当に取り組む必要性はあるのか？
本当に皆が求めているのか？
取組むうえでの制約条件はあるか（期限、予算など）？

現状の調査

現状を正確に把握しているか。
関係各所の要望・意見・希望をリストアップをしているか？

この他、原因分析、解決案作成などもステップとしてあります(省略)。

Do(実行)

計画することも重要ですが、実行することも大切です。

リーダー（責任者）自ら、常にメンバーと報連相(ほうれんそう)を徹底するようにしているか？
メンバーが情報を共有できる体制ができているか？
メンバーが実行する事柄は、きちんと個々のメンバーごとにスケジューリングされているか？

このようなことを確認した後、計画通りに実行します。
ここで重要なのは、あとで評価・分析（Check）できるように活動内容を残すことです。計画通りにいかなかったことや、課題も残しておくことが大切です。
例えば営業、営業技術の場合は、顧客を訪問し、どの企業の誰に会い、どの商品を提案したのか、その時の顧客の反応や受注確度はどうなのか、計画通りに進んだのか、などの情報が必要になってきます。

Check(評価)

評価では計画に沿って進んでいるのかどうか、目標を達成できているかなどを評価します。行ってきた内容に関する情報を確実に取得しメンバー全員で共有することが大切です。

チェックの日程をあらかじめ設定しているか？
前もって定めた指標と現実との差を全員で共有できているか？
定期的に記録し保管するしくみは作ってあるか？

また結果を見て、良かった点と悪かった点を客観的に数値などで分析し、どうしてそうなったかという要因を振り返ることも重要ですね。

Action(改善)

評価を参考にしながら、良かった点は継続的に行い、悪かった部分はどのように改善するべきかを考えます。全員で共有し、この評価結果に対して、考えたこの計画を続けるか、修正するか、中止するかも考慮し、改善すべき点を次のPlanに落とし込み、PDCAサイクルへつなげていきます。

評価結果の判断として、順調な場合は、そのままDo(実行)を継続する形で良いと思います。
順調に進んでいないと判断した場合、

軽度の不調→Planの解決案作成のステップで再検討

中程度の不調→Planの原因分析または現状の調査のステップで再検討

重度の不調→中止するかどうかの検討

順調に進んでいない場合は、Planに戻るわけですが、ただ戻るのではなくどの段階に戻るかもサイクルを回す効率、確実性を考えたときには重要になります。

と、このように書いてきましたが、一回の計画ですべてのことがうまくいき、サイクルが回るなどほぼないと思います。そのため、最初は試しにやってみて実際にこのサイクルに当てはめるとどうなるのかを検証してみる。そして、不調が見えたらどこがいけなかったのかを考察し、洗い出して解決策を整理する。考えたことを行動に移すことと慣れというものが重要なことの一つなのではないかと思います。今後、この「考えたことを行動に移すこと」、「慣れの大切さ」についても記事を書けたらと思います。